O Gabinete de Apoio à Reitoria integra o Secretariado e o Expediente e Arquivo e tem como principais objectivos prestar apoio de secretariado à Reitoria e demais órgãos de Governo e Consultivos do ISCTE-IUL, bem como à Administradora e Directora Coordenadora, assegurar as tarefas inerentes à recepção, expedição e distribuição de todo o expediente pelos diferentes serviços do ISCTE-IUL, definir a política arquivista e orientar pesquisas e assegurar o funcionamento das requisições e consultas ao Arquivo Central.
No âmbito das suas competências o Gabinete Apoio à Reitoria:
· Trata dos assuntos relativos aos contactos e audiências do Reitor e à representação do ISCTE-IUL;
· Avalia as comunicações recebidas por organismos públicos, com incidência especial no Gabinete;
· Organiza a recolha de dados e proceder ao respectivo tratamento de modo a informatizar o funcionamento do Gabinete;
· Elabora estudos e pareceres no âmbito das suas atribuições;
· Assegura o controlo dos processos de contratação, colaboração e cooperação de pessoal docente submetidos à apreciação do Reitor;
· Estabelece, de acordo com orientações superiores, contactos com as unidades orgânicas do ISCTE-IUL e com organismos e entidades externas, com vista ao desenvolvimento das actividades do Gabinete;
· Coordena a organização de sessões solenes, conferências, exposições, congressos, reuniões ou outras actividades de carácter científico, cultural ou recreativo promovidas ou apoiadas pela Reitoria;
· Assegura o apoio ao Reitor no âmbito do Conselho de Reitores das Universidades Portuguesas (CRUP), bem como em outras representações externas;
· Superintende, de acordo com orientações superiores, nos assuntos de protocolo a cargo da Reitoria;
· Prestar apoio às reuniões do Reitor com entidades externas;
· Presta o apoio técnico necessário à elaboração de documentos e informação e à preparação de reuniões dos órgãos de governo e dos órgãos consultivos do ISCTE-IUL;
· Assegura as convocatórias, o apoio às reuniões e a elaboração das actas das reuniões dos órgãos de governo e dos órgãos consultivos do ISCTE-IUL;
· Dá andamento a todas as deliberações dos diversos órgãos enunciados de governo e dos órgãos consultivos do ISCTE-IUL em articulação com os serviços;
· Gere os motoristas.
Secretariado
· Presta apoio de secretariado à Reitoria, Administradora e Directora Coordenadora;
· Assegura as tarefas inerentes à recepção, classificação, expedição, distribuição e arquivo de todo o expediente associado ao Gabinete;
· Realiza todos os procedimentos administrativos necessários à preparação do expediente a submeter a despacho e à sua execução;
· Promove a divulgação pelos serviços das normas internas e demais directrizes aprovadas pela Reitoria;
· Realiza todo o expediente relativo às publicações na imprensa oficial referente à Reitoria;
· Organiza o arquivo geral da Reitoria e assegurar o seu funcionamento.
Horário: 09:00 - 19.00
Expediente
· Assegurar as tarefas inerentes à recepção, classificação, expedição e distribuição de todo o expediente pelos diferentes serviços do ISCTE-IUL.
Arquivo
· Elaborar e actualizar normas e procedimentos na área de arquivo e propor as medidas adequadas à definição de uma política arquivista, em articulação com as entidades com competência na matéria;
· Proceder à recolha, tratamento e divulgação dos documentos que já não se encontram em uso no ISCTE -IUL;
· Organizar o Arquivo Central do ISCTE -IUL e assegurar o seu funcionamento;
· Orientar pesquisas e assegurar o funcionamento dos pedidos de consultas e requisições de documentos do Arquivo Central, de acordo com requisitos de comunicabilidade.
O Arquivo faz a gestão dos arquivos definitivos do ISCTE-IUL e colabora na organização dos arquivos correntes, administrativos. É o serviço responsável pela avaliação, selecção, organização, conservação e difusão dos documentos gerados e recebidos nesta Instituição Universitária. O Arquivo contribui para salvaguardar as acções documentadas no presente e valorizar a memória académica, cultural e administrativa do ISCTE-IUL no futuro.
Localização e condições de acesso:
O Arquivo Central do ISCTE-IUL fica localizado no edifício II, piso 0, tem a dimensão de 225 m2 e dispõe de 2.200 metros lineares de estanteria. As instalações são ocupadas na quase totalidade por zona de depósito, existindo também uma área de apoio técnico.